神奈川県藤沢市 導入事例
藤沢市デジタル戦略課インタビュー：市民からの要望処理業務をkintoneでDX
神奈川県藤沢市では、kintoneと地図表示プラグインを活用して、市民からの要望処理業務のDXに取り組まれています。藤沢市デジタル戦略課に、取り組みの内容についてお話を伺いました。
Q. まずは、kintone導入前の要望処理業務について教えてください。どのようなご苦労がありましたか？
藤沢市デジタル戦略課
市役所には、道路の陥没、道路照明の損傷、公園遊具の損傷、害虫の発生、ゴミの不法投棄、落書きなど、さまざまな意見・要望が届きます。
これまでは案件を紙で管理し、別途GISに位置情報を入力するといった作業を、関係部局がそれぞれのやり方で行っていたため、次のような点が課題となっていました。
- すべて紙に手書きするのが大変で、案件の検索にも労力がかかる
- 現場の場所を紙の地図から特定し、紙で記録しなければならない
- 他課への引継ぎは紙・電話・メールで行うため、担当者によって情報の粒度が異なる
- 対応状況はExcelにまとめ、ホームページを手作業で更新していた
Q. そうしたご苦労を、kintoneでどのように解決されたのでしょうか？
藤沢市デジタル戦略課
kintoneで共通の要望処理アプリを作成し、処理票をkintoneに置き換えたことにより、次のような点が改善されました。
- kintone上で他課への引継ぎがスムーズに行える
- 手書きからの入力に加え、現場からでも入力でき、写真もその場でアップロードできる
- 修理・保守の事業者へのメール依頼や、住民への対応状況の公開も連携サービスで実現し、ホームページの更新作業が不要に
- 進捗管理、決裁、保管もkintone上で完結し、書類の検索も簡単に
Q. 弊社の地図表示プラグインはどのような場面でお役にたっていますか？
藤沢市デジタル戦略課
いちばん大きかったのは、地図を使ったアプリを「誰でも」作れるようになったことです。
以前は、要望のあった場所を紙の地図を広げて探し、紙に記録していました。要望処理アプリを作り始めた頃に、これを地図上で登録・確認できるようにしたのですが、地図を表示するにはカスタマイズが必要で、扱えるのは一部の職員に限られていました。せっかく仕組みができても、その職員がいないと手を入れられない。ほかの業務に広げたくても広げられない。そこがずっと気がかりでした。
プラグインを導入してからは、設定画面で項目を選ぶだけで地図が使えるようになり、各課の職員が自分たちの手で、地図を使ったアプリを作れるようになりました。現場から写真を付けて入力できることも相まって、「どこで、何が起きているか」が庁内の誰にでもすぐに伝わります。地図があるだけで、こんなにも話が早くなるのかと実感しています。
まとめ
藤沢市では、紙とGISに分かれていた要望処理をkintoneの共通アプリに一本化し、課をまたぐ引継ぎ、現場からの入力、事業者への依頼、住民への対応状況の公開までを一つの流れでつなげています。
地図表示プラグインは、その中で位置情報を職員の誰もが扱えるようにする役割を担っています。
この事例は以下の藤沢市様の動画の中でもご紹介されています。
藤沢市デジタル戦略課の皆さま、取材へのご協力ありがとうございました。